Gestão de locação imobiliária: saiba como o sistema Kenlo Locação pode ajudar

Você já deve saber que a gestão de locação imobiliária é um processo fundamental para sua imobiliária. Afinal, é por meio dessa prática que se garante a boa execução das atividades e a satisfação de inquilinos e proprietários.

Ainda assim, é comum encontrar imobiliárias que adotam rotinas manuais para gerenciar os aluguéis. Isso pode levar a vários problemas, como a falta de repasse do valor da locação ao proprietário, a ausência de reajuste no aniversário do contrato e outras situações que interferem na relação com seus clientes.

Todos esses problemas podem ser evitados com a ajuda de um sistema que automatiza esses processos, como o Kenlo Locação. Para entender melhor os benefícios de uma boa gestão, conversamos com Mariana Lima, do time de Sucesso do Cliente da Kenlo. Que tal saber mais como essa ferramenta pode ser útil para o seu negócio?

O que é gestão de locação imobiliária?

Resumidamente, a gestão de locação imobiliária é o processo feito pela administradora para gerenciar os imóveis locados. Para isso, são utilizadas diferentes estratégias, técnicas e ferramentas, além de exigir algumas boas práticas. A principal vantagem de ter essa gestão é ter uma imobiliária que funciona de maneira mais eficiente, reduzindo as perdas e oferecendo um serviço melhor aos clientes.

O processo de gerenciamento começa com a entrega do imóvel pelo proprietário à imobiliária para que ela encontre um inquilino. Mariana explica que a empresa tem a função de encontrar um locatário para aquele local, o que já exige algumas ações da imobiliária, como a divulgação do imóvel. Depois de encontrá-lo, várias outras etapas são realizadas até a assinatura do contrato, como elaboração, garantia e vistoria.

E, após o fechamento do negócio, a imobiliária começa a fazer de fato a gestão da locação imobiliária. Esse processo envolve atividades mensais. Entre as principais, a especialista destaca:

• geração de boletos mensais para o inquilino fazer o pagamento, incluindo as diferentes despesas acordadas, como água, energia elétrica e condomínio;
• envio de boletos ao inquilino;
• repasse do valor da locação ao proprietário;
• possíveis manutenções do imóvel;
• gerenciamento de solicitações feitas pelo locatário, com repasse dos pedidos ao proprietário.

Além disso, mais do que garantir os pagamentos e repasses, a imobiliária também precisa equilibrar a relação entre inquilino e proprietário para obter satisfação das duas partes, cuidar da divulgação do restante da sua carteira de imóveis, distribuir o atendimento entre a equipe e gerenciar todos os profissionais envolvidos nos processos internos e externos da locação.

Qual é a importância dessa gestão?

A gestão da locação imobiliária abrange aspectos patrimoniais de outras pessoas, o que por si só já é uma enorme responsabilidade. Mas além disso, existe toda a parte de intermediação e atendimento aos clientes.
Dentro desse cenário, a administração tem um papel fundamental para que tudo funcione e nada fique pendente. “A imobiliária vai fazer a ponte entre o cliente locatário e o cliente proprietário. Então, é dever dela garantir os direitos, deveres e a satisfação de ambas as partes”, destaca Mariana.

Por esse motivo, a gestão da locação requer muito cuidado e atenção. Especialmente, porque essas atividades levam tempo e estão relacionadas à vida financeira das partes envolvidas.

De acordo com a especialista do Sucesso do Cliente da Kenlo, o proprietário busca uma imobiliária para não precisar se preocupar com a parte burocrática envolvida na gestão. Assim, ele não tem a responsabilidade de enviar o boleto mensal nem ficar atento a uma possível inadimplência, por exemplo. Da mesma forma, o inquilino busca mais segurança e apoio para negociar e resolver possíveis problemas ao locar um imóvel.

“A gestão por parte da imobiliária é extremamente importante para a comodidade do proprietário e também para o inquilino, que é assistido pela empresa. Por meio dessa administração, o locatário receberá o boleto todo mês. Caso ele necessite de algum contato para manutenção do imóvel ou tenha alguma dúvida relacionada a qualquer outra questão, terá o apoio buscado. E o proprietário não precisa gerir nada disso”, destacou Mariana.

Esse é um trabalho desafiador, o que reforça a importância de gerenciar bem e com cuidado os imóveis locados. Ao adotar uma boa gestão de locação imobiliária, várias vantagens são alcançadas, como:

Melhoria no atendimento

Os clientes ficam mais satisfeitos quando contam com uma imobiliária que realiza uma gestão eficiente. Essa qualidade na prestação do serviço é essencial para se diferenciar no mercado, construir reputação e estabelecer um bom relacionamento com inquilino e proprietário.

Aumento da carteira de locação

O reconhecimento pelos bons serviços prestados leva ao crescimento da sua carteira. Mais pessoas buscam a sua imobiliária, tanto para ceder o imóvel quanto para locar um deles. Além disso, uma gestão automatizada poupa tempo da equipe. O resultado é a capacidade de fechar mais negócios e explorar mais oportunidades.

Por que ter um sistema para esse tipo de gestão?

Contar com um sistema especializado faz toda diferença. Segundo Mariana, “quando você não conta com um sistema de gestão, dificulta bastante. Ele traz a automatização de todos esses processos, por exemplo, na hora de gerar um contrato, criar um boleto, fazer um controle de manutenção, realizar uma vistoria etc.”.

Em outras palavras, gerir todos os pontos que envolvem a locação é complexo e requer muita atenção e dedicação da equipe imobiliária. Ao optar por executar as atividades de modo manual, erros humanos podem acontecer, além de atrasos ou, até mesmo, esquecimento de alguma dessas tarefas.

Por isso, a resposta dessa pergunta é simples: automação de processos. A digitalização de atividades já é um caminho sem volta.

Além disso, um sistema para melhorar a gestão de locação imobiliária ajuda sua empresa a enfrentar crises e desafios. Isso porque, com os alertas e réguas de cobranças automáticas, ele ajuda a diminuir a inadimplência e, ainda, facilita a renovação e reajustes de contratos ativos.

A especialista ainda destaca que “é muito mais fácil e produtivo ter essa ferramenta. A plataforma vai informar qual inquilino pagou, qual está devendo e quantos são os dias de atraso, por exemplo. Ou seja, é uma forma de ter uma clareza do cenário atual da imobiliária de forma prática e objetiva”.

Além dos pontos já citados, a automação que um sistema desse oferece ainda traz outros benefícios, como:

• rescisão do contrato de locação;
• viabilização da assinatura eletrônica, para que o cliente faça o procedimento em poucos cliques e de qualquer lugar do mundo;
• busca de potenciais inquilinos;
• aplicação de boas práticas de marketing digital para imobiliárias.

Outro ponto é que um sistema para esse tipo de gestão ajuda a digitalizar a imobiliária. Isso traz ainda mais vantagens nos dias atuais.

Desde de 2020, com a pandemia do novo coronavírus, o mercado notou uma mudança no comportamento dos consumidores, que passaram a valorizar diferentes aspectos na hora de locar um imóvel, como morar em lugares mais espaçosos, casas ao invés de apartamentos, ambientes que sejam confortáveis para trabalhar de casa etc.

Essas mudanças impulsionaram o mercado, mas sem poder sair de casa, houve o crescimento na adoção de recursos digitais nas etapas de locação, inclusive houve um aumento na prática de aluguel 100% online.

Nessa modalidade, todas as etapas são realizadas de forma virtual, por meio de diferentes recursos tecnológicos, o que reduz as despesas e o tempo gasto com visitas. No entanto, só funciona se a empresa tiver um sistema de gestão de locação imobiliária eficiente e atualizado com as tendências do mercado.

Na prática, com o sistema, é possível fazer visitas, vistorias, assinar contratos, receber o pagamento do inquilino, repassar para o proprietário, fazer a cobrança, reajustar os valores, entre outras tarefas de forma digital e automática.

Quais são as vantagens de ter um sistema que cuida dos bens imobiliários?

Para não restar dúvidas, listamos as vantagens do sistema de maneira mais específica para você entender como ele pode ajudar o seu negócio a crescer. Confira:

Organização dos processos

As atividades envolvidas no processo de gestão de locação imobiliária são variadas. Por isso, é normal se perder em meio a diferentes contratos. Com um sistema específico, várias funções são realizadas automaticamente e sua equipe consegue focar o que é mais importante, ou seja, as tarefas estratégicas.

O sistema de gestão reunirá os dados dos contratos, fará alertas de compromissos, entre outras atividades importantes e irá mantê-las organizadas e atualizadas. Além das já citadas, algumas dessas funções são:

• o gerenciamento de seguros;
• a emissão de nota fiscal;
• o monitoramento de modificações e reajustes em contratos;
• a elaboração da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB).

Integração de processos

A implantação de um sistema torna a imobiliária 100% digital e integrada. Isso significa que ao cadastrar um contrato na plataforma, todas as informações e ações referentes a esse contrato estarão reunidas em um único lugar. Todos os dados ficarão registrados e estarão disponíveis rapidamente, o que facilitará a tomada de decisão dos gestores.

Com a integração dos dados e atividades, o sistema garante que um fluxo de processos seja realizado dentro da plataforma de forma automática para cada contrato e de acordo com seu status.

Com isso, as equipes de corretores não precisam se preocupar com questões operacionais. O resultado é a simplificação de processos, mais produtividade da equipe e a agilidade no cumprimento das tarefas administrativas rotineiras.

Melhoria da vantagem competitiva

Com mais agilidade, produtividade e simplicidade nos processos, a imobiliária consegue se destacar da concorrência e ter um bom relacionamento com seus clientes, pois oferece informações e resolve problemas de forma mais rápida e assertiva.

Isso reflete em uma boa reputação perante clientes atuais e potenciais, o que garante à imobiliária um destaque no mercado e cria vantagem competitiva.

“Um atendimento mais rápido é uma forma de trazer mais conforto para o cliente, além da comodidade que os processos digitais oferecem. A assinatura eletrônica, por exemplo, traz facilidade para firmar o contrato de locação, porque o cliente pode fazer isso de qualquer lugar do mundo, sem enfrentar filas de cartórios e gastar com a autenticação”, exemplifica Mariana.

Adequação à legislação

O relacionamento entre inquilino e proprietário deve ser regido com base na legislação vigente. A imobiliária tem essa responsabilidade de evitar processos judiciais e animosidade entre as partes.

Com um sistema de gestão de locação, a empresa tem a certeza de que todas as regras serão seguidas. Especialmente, se o sistema for brasileiro. Isso porque, em caso de mudanças, o programa será atualizado e seguirá as novas diretrizes.

Aumento da rentabilidade

A boa gestão da locação de imóveis leva ao aumento da rentabilidade da imobiliária. Novamente, o sistema específico para essa gestão tende a ajudar com o controle das ofertas, cobrança de pagamento, repasses, controle do fluxo de caixa, geração da DIMOB e relatórios financeiros, entre outros. O que ajuda a impedir atrasos, multas, inadimplência e garante a entrada certa dos valores e comissões acordados.

O que é a ferramenta Kenlo Locação?

O sistema de gestão de locação imobiliária da Kenlo é uma ferramenta desenvolvida para gerenciar os contratos de aluguel. Portanto, todos os processos envolvidos nessa administração podem ser realizados dentro da plataforma, como:

• criação de contratos;
• geração de boletos;
• realização de repasses;
• marcação de vistorias;
• automatização de alertas de reajustes e garantias a vencer;
• preenchimento automático de modelos personalizados de contratos;
• comunicação com locatários via sistema de ticket;
• gerenciamento da manutenção de imóveis.

Como essa ferramenta pode ajudar na gestão de locação imobiliária?

O Kenlo Locação ajuda imobiliárias a economizar tempo e dinheiro automatizando tarefas como geração de boletos. Em vez de emitir boletos um a um, você pode gerá-los todos com um único clique. O sistema também funciona na nuvem, permitindo que você acesse informações financeiras e administrativas de qualquer lugar com internet. Além disso, o sistema ajuda no controle de inadimplência, mostrando quais inquilinos estão devendo e quanto. Tudo é feito de maneira segura e eficiente, facilitando a vida de todos os envolvidos.

1. Geração Automática de Contratos: Elimina a necessidade de preenchimento manual, tornando o processo mais rápido.
2. Assinatura Eletrônica: Permite que contratos sejam assinados online, economizando tempo e evitando burocracia.
3. Manutenção: O aplicativo ajuda na automação e gerenciamento das vistorias de imóveis.
4. Reajuste de Contratos: Envia alertas automáticos sobre reajustes e outras datas importantes, além de notificar o cliente por e-mail.
5. Gestão Financeira: Automatiza várias atividades financeiras, como:
   Emissão e baixa de boletos
   Pagamento automático para os proprietários
   Controle de inadimplência
   Análise de receitas e despesas

O Kenlo Locação agiliza e digitaliza todos os aspectos da gestão de aluguéis, tornando sua imobiliária mais eficiente.

Ficou interessado? Entre em contato com um de nossos especialistas e entenda como o sistema fará a diferença na sua imobiliária!