Maximize seus negócios com uma eficiente gestão de contratos

Qualquer negócio, independentemente da área de atuação, precisa firmar contratos com os seus clientes, fornecedores, parceiros e até mesmo colaboradores. Esses documentos precisam ser analisados, gerenciados e revisados de forma contínua, principalmente no setor imobiliário, seja para contratos de locação, compra ou venda.

Para isso, é fundamental pensar na gestão de contratos, uma vez que ela é responsável por gerir os prazos, analisar as cláusulas e garantir que não só a empresa como todas as partes cumpram o que foi acordado — mantendo o controle e aumentando as chances de identificar qualquer tipo de erro ou necessidade de ajuste na negociação.

Quer saber mais sobre como funciona a gestão de contratos? Continue lendo este artigo e descubra o porquê do gerenciamento de contratos ser tão importante para a organização, como funciona a gestão do ciclo de vida do contrato, quais são as etapas desse processo e como realizá-lo da melhor forma na sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos se refere a um conjunto de ações, técnicas e práticas administrativas voltadas para a supervisão e validação dos pontos acordados no contrato — o que abrange propostas de fornecedores, avaliação do desempenho, prazos para pagamento, vencimento de contrato, renovações, cronogramas, entre outros fatores.

No ambiente empresarial, independentemente do segmento, o uso de contratos para firmar acordos entre duas partes é corriqueiro, visto que esse recurso permite estabelecer direitos e compromissos entre elas, sendo essa pessoa física ou jurídica.

Além disso, no contrato também são descritos os tipos de serviços contratados, os prazos, as entregas e sanções para casos de descumprimento do contrato. Ou seja, trata-se de um documento legal, responsável por atestar de forma administrativa e jurídica uma transação comercial.

Em resumo, a gestão de contratos é uma forma de monitorar os estágios do contrato e as execuções especificadas no documento, além de atuar prevenindo danos a todas as partes.

Qual o objetivo da gestão de contratos?

Como citado anteriormente, o principal objetivo da gestão de contratos é o cumprimento dos prazos e cláusulas estabelecidos em todos os contratos da organização. Entretanto, essa atividade envolve outros deveres como o adiantamento dos trâmites contratuais e a responsabilidade pela comunicação entre as partes.

Outra atividade ligada à gestão de contratos é o controle dos prazos e a renovação dos contratos, assim como o seu armazenamento e histórico. Também é de responsabilidade do gestor acompanhar os estágios do ciclo de vida do documento, bem como identificar a necessidade de aditivos ou adendos.

Por que a gestão de contratos é importante?

A gestão de contratos, além de garantir o cumprimento dos pontos estabelecidos no documento, pode impactar no desempenho financeiro e operacional da organização. Abaixo, elencamos algumas vantagens do gerenciamento de contratos. Confira!

Vantagem competitiva

O uso de contratos garante a empresa um melhor controle em relação à limitação da quantidade de recursos econômicos distribuídos no ambiente de negócios, retendo a sua vantagem — isso acontece quando, por exemplo, você contrata um determinado fornecedor e estabelece, em contrato, que outras empresas (determinadas ou não) não possam fechar contrato com esse fornecedor.

Maior controle de datas

O controle das datas é fundamental. Quando não estão claras no contrato, esses acordos são estendidos sem qualquer tipo de consulta — o que pode ser bastante perigoso, principalmente se a parceria não foi bem-sucedida. O momento de vencimento do contrato é a hora ideal para revisar o acordo, analisar se há a possibilidade de uma extensão que beneficie ambas as partes.

Eficácia operacional

É comum o aumento de produtividade com dados e análises mais bem detalhados. Um sistema de gestão de contratos permite você gerenciar melhor seus contratos, uma vez que suas funcionalidades permitem rastrear informações e fornecer ferramentas que permitem aos usuários programar lembretes, notificações, etc.

Custos mais baixos

A gestão de contratos contribui para a redução dos custos dos acordos, por exemplo. Outro ponto que contribui para a otimização dos custos é a automação dos processos. Ela é feita por meio de contratos eletrônicos, uma vez que ela diminui o gasto com insumos, equipamentos e manutenção.

Agora que você sabe mais sobre a gestão de contratos e seus benefícios, não deixe de assinar nossa newsletter para ficar por dentro de todas as informações sobre o mercado imobiliário e alavancar seu negócio de maneira exponencial!