E-mail profissional para imobiliárias: como e por que criar um?

Em um mercado moderno e composto por consumidores constantemente conectados, criar um e-mail profissional para imobiliárias não é um simples capricho da empresa, mas uma estratégia para demonstrar profissionalismo e garantir competitividade.

Por isso, neste artigo mostraremos tudo o que você precisa saber sobre e-mails corporativos e por que é tão importante que sua imobiliária tenha um. Quer saber mais? Então continue a leitura para conferir!

O que é um endereço de e-mail profissional?

Diferente do e-mail pessoal, que tem domínios de organizações que prestam esse tipo de serviço gratuitamente — como Google, Hotmail, Yahoo, por exemplo “fulano@gmail.com”, “ciclano@yahoo.com” — o e-mail profissional ou corporativo é destinado a fins comerciais.

Esse recurso tem o domínio de uma empresa específica com o objetivo de afirmar sua identidade corporativa como usuário. Ou seja, a partir do momento que um indivíduo passa a utilizar o e-mail profissional, ele está representando uma empresa ou a si mesmo como pessoa jurídica.

Qual é a importância de criar um e-mail profissional para imobiliárias?

Alguns dos motivos para utilizar essa ferramenta são:

• proporciona credibilidade à empresa — o e-mail corporativo tem o papel semelhante ao de um “cartão de visitas” para a marca;
• garante um domínio próprio — passa a impressão de profissionalismo e seriedade, pois demonstra que seus gestores investem em recursos para profissionalizar o negócio;
• oficializa as negociações — utilizar um e-mail profissional para imobiliárias é uma forma de documentar judicialmente cada interação entre a empresa e seus clientes;
• otimiza as vendas — não há dúvida de que as chances de uma organização que utiliza um e-mail corporativo concretizar vendas é exponencialmente superior às de uma que utiliza domínios públicos, como “@gmail” ou “@yahoo”.

Quais são as melhores práticas para criar um e-mail profissional para imobiliárias?

Utilize apenas o primeiro nome

Essa é uma forma de demonstrar não apenas profissionalismo, mas também organização interna em sua imobiliária, mostrando ao cliente que cada membro da equipe tem o seu próprio e-mail corporativo e pode se dedicar integralmente às suas responsabilidades.

Além disso, a outra vantagem de utilizar apenas o primeiro nome é que facilita o entendimento da leitura do e-mail, já que seguirá este formato “nome@suaimobiliária.com.br”, resultando em um e-mail curto e fácil de memorizar.

Crie e-mails por departamento

A ideia é segmentar os assuntos internos de sua imobiliária de maneira específica. Além de cada colaborador ter o seu próprio e-mail corporativo, separar os departamentos com e-mails é uma ótima estratégia para otimizar a gestão, já que isso permite que os clientes e sócios enviem suas dúvidas e se dirijam à imobiliária de acordo com o setor pertinente aos seus interesses.

Em outras palavras, isso facilita o direcionamento dos e-mails, já que a mensagem de um determinado departamento é automaticamente distribuída para os destinatários responsáveis por ele. Além do mais, isso evita problemas caso um funcionário seja demitido ou realocado para outra equipe.

Outro colaborador pode assumir a conta antiga e se comunicar, de modo que as pessoas não saibam que ocorreram mudanças internas no grupo, pois o endereço eletrônico será o mesmo.

Administre corretamente os anexos

É muito comum que um e-mail profissional para corretores ou imobiliárias precise lidar com a grande quantidade de envio de anexos para os clientes, como fotos de imóveis, contratos, cópias de documentos, entre outros.

Sendo assim, se você puder contar com um sistema que permita o envio de e-mails de maneira organizada e automatizada, será um diferencial competitivo.

Caso você tenha que enviar suas mensagens com anexos de modo manual, então considere as seguintes práticas:

• evite enviar arquivos pesados, já que o e-mail pode nem mesmo sair da caixa de saída, além do fato de que o cliente pode ter dificuldade para carregar os arquivos, principalmente se estiver no celular;
• no corpo do e-mail sempre informe que existem anexos e liste os arquivos para facilitar o acesso por quem os está recebendo;
• após escrever que está enviando um arquivo em anexo, certifique-se de que ele, de fato, foi anexado;
• nomeie os arquivos adequadamente, de modo que facilite a visualização para você e para o destinatário. Por exemplo: “contrato_aluguel123” ou “foto_apto123”.

Estabeleça um padrão de conteúdo

Todo e-mail profissional para imobiliárias deve ter uma estrutura de conteúdo preestabelecida para garantir profissionalismo. Sendo assim, você deve não apenas descrever a mensagem propriamente dita, mas seguir algumas dicas para tornar seu e-mail diferenciado, como:

• seja objetivo — evite parágrafos longos e cansativos, como grandes blocos de texto. Caso seja um assunto que exija mais atenção, divida o conteúdo em subtítulos e parágrafos de no máximo quatro linhas;
• jamais escreva em caixa alta — isso causa uma impressão de agressividade e grosseria;
• seja cordial — expressões como “por favor”, “atenciosamente” e “obrigado” podem elevar o nível de seu atendimento;
• evite abreviações ou gírias;
• fique atento à forma de tratamento no início do texto como “Senhora”, “Senhor” ou como o cliente deseja ser chamado;
• sempre inicie com “bom dia”, “boa tarde” ou “boa noite”;
• utilize recursos como negrito, itálico e sublinhar para destacar partes importantes, mas evite o exagero para não prejudicar a leitura.

Por fim, sempre revise o texto antes de enviá-lo para não correr o risco de cometer erros gramaticais ou de digitação.

Elabore uma assinatura eficiente

Para concluirmos, vale a pena destacar um ponto muito importante a ser considerado em um e-mail profissional para imobiliárias: a assinatura.

Caso sua imobiliária tenha uma identidade visual marcante e bem estruturada, é provável que já exista uma assinatura eletrônica padrão, com a marca do negócio.

Porém, se esse não for o caso, ainda sim é possível ter uma assinatura simples e profissional. Muitos empreendedores e profissionais autônomos, como corretores de imóveis, por exemplo, têm preferência em ter uma assinatura composta apenas por texto, informando seu nome, sobrenome e profissão/cargo e contatos.

Para criar uma assinatura padrão ou simples, considere as próximas dicas:

• certifique-se de que os telefones e contatos estão corretos, informando apenas os que o cliente realmente conseguirá falar com você;
• priorize a regra do “menos é mais” — evite fontes diferentes e coloridas e não utilize negrito ou itálico;
• não exagere na quantidade de números de telefone — escolha no máximo dois. Por exemplo: telefone celular e telefone fixo da imobiliária;
• insira contatos alternativos como Skype e WhatsApp apenas se você tiver o hábito de utilizá-los diariamente.

Como você pôde conferir no conteúdo de hoje, ter um e-mail profissional para imobiliárias é uma necessidade para que sua empresa sobreviva e esteja apta a competir em um mercado tão acirrado como o atual.​

Além disso, hoje em dia existem soluções como o sistema inGaia Imob, que tornam todo o processo de criação de um e-mail profissional para corretores e imobiliárias muito mais simples e assertivo.

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