Atualizado em
20/03/2020 as
10:00
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A rotina de uma imobiliária é cheia de responsabilidades e burocracias, e inclui até mesmo trabalhos que visam acompanhar as tendências para o mercado de locação. Quando falamos dos contratos de locação, as exigências são ainda maiores, visto que existe a preocupação com o pagamento dos inquilinos e a prestação de contas para os proprietários.
Mas, e se tudo isso puder ser otimizado com o auxílio da tecnologia? É aí que entra o inGaia Locação, o software desenvolvido com o objetivo de tornar os fluxos de trabalho mais eficientes e facilitar o dia a dia dessas empresas.
Neste artigo, vamos apresentar o sistema e mostrar um case de sucesso com entrevista com o Diego Curado, diretor comercial da João Curado Imóveis. Quer conhecer melhor a solução e saber como ela contribui na prática? Então continue a leitura e confira agora mesmo!
Por meio do sistema, você pode controlar melhor as finanças da imobiliária, evitando problemas com a inadimplência dos clientes. Além disso, você pode gerenciar todos os contratos e realizar vistorias nos imóveis on-line.
Caso consiga fechar uma venda de seguro residencial usando o sistema, você ainda obtém uma comissão em cada contrato assinado. Entre as funcionalidades e as possibilidades que o inGaia Locação proporcionam, podemos citar:
Além dessas funcionalidades específicas do dia a dia de uma imobiliária no que diz respeito à gestão dos imóveis e da carteira de clientes, ainda é possível contar com outros recursos que dão suporte. Veja quais são eles:
Agora que você já sabe um pouco mais sobre o funcionamento do sistema e entendeu que ele tem recursos importantes para aprimorar os processos em uma imobiliária, vamos mostrar o case de sucesso da João Curado Imóveis.
A parceria da João Curado com a inGaia começou a partir de uma deficiência do sistema anterior. Havia um grande descontentamento com o que vinha sendo apresentado, desde a parte de sistema e CRM até o site.
A ferramenta era vista como algo que não refletia a política da empresa, que é oferecer algo mais inovador e mais prático aos clientes. No caso, a solução utilizada até então não contribuía para que houvesse interação de ambos os lados.
“Nós buscamos uma nova ferramenta e encontramos a inGaia. Estudamos como funcionava a plataforma, o sistema e a integração com o site, com um produto que também adquirimos e com os portais de divulgação de imóveis. Assim iniciou a nossa parceria”, relata Diego.
Com o sistema de locação foi possível evoluir muito na questão da cobrança. A gestão financeira ficou mais prática, desde o lançamento de despesas até a cobrança de inadimplência. Existe uma facilidade da parte do cliente em conseguir gerar boletos pelo aplicativo.
“Cito também os e-mails criados com alguns gatilhos para que o inquilino se lembre do pagamento, o que também pode ser feito via SMS. Era algo que a gente não tinha, e facilitou o trabalho, diminuindo a inadimplência”, ressalta Diego.
As particularidades de cada contrato, como multas diferenciadas e a aplicação de repasses, são totalmente respeitadas pelo sistema, facilitando bastante o trabalho. Isso gerou um diferencial na gestão e na facilidade de administração da carteira.
Diego explica que vários benefícios foram alcançados. Entre eles é possível citar “todas as modalidades de produtos agregados ao sistema do inGaia Locação, como o aplicativo e a possibilidade de aceitar pagamentos na modalidade de cartão de crédito”.
No momento, ainda existem alguns ajustes a serem feitos, em decorrência da particularidade de gerar a cobrança com 30 dias de antecedência. Porém, sem dúvida, esse é um diferencial e um dos grandes motivadores para a contratação dessa ferramenta para a gestão da carteira.
Além disso, também vale destacar a possibilidade de diminuir a inadimplência. Ao aceitar pagamentos via boleto bancário, a empresa fica mais sujeita ao não cumprimento do compromisso por parte dos clientes, o que pode acontecer até mesmo por conta do esquecimento da data correta, por exemplo.
Já com o cartão de crédito, você tem mais assiduidade, visto que se trata de uma cobrança que já está lançada. Até mesmo uma contestação por parte do inquilino se torna mais difícil se ele quiser argumentar só para ganhar tempo e postergar aquele pagamento.
Com isso, “podemos dizer que o uso do cartão de crédito gerou mais facilidade e segurança”, destaca Diego.
A João Curado Imóveis usa uma integração entre o inGaia Imob e o aplicativo, ambas as ferramentas integradas na locação. No app, consegue-se centralizar a demanda de solicitações dos clientes por um canal que gera relatórios e mantém um registro do histórico, tornando a gestão mais fácil. Já com o inGaia Imob, a evolução da negociação ficou mais simples.
Por esse mesmo canal a negociação pode ser finalizada e, por ser integrada ao sistema, é possível já lançar um contrato de uma forma mais ágil. Os primeiros passos, como o lançamento dos dados cadastrados no sistema, acontecem de forma automática.
A automação — que são os gatilhos que o inGaia Locação disponibiliza — tem facilitado muito os feedbacks para os clientes. Essa atividade, de forma geral, demandava tempo e causava desgaste com aqueles que não recebiam pelo excesso de prazos. Agora os erros foram minimizados.
Então, a automação possibilitou reduzir muito os erros e as reclamações de clientes relacionadas com envio de boletos, cobrança antecipada e avisos. Afinal, ela permite programar notificações do prazo de pagamento de boletos e do vencimento de contratos, por exemplo.
A automação também facilitou as questões relacionadas ao seguro e à ferramenta de checklist, que é realizado no momento da saída do inquilino do imóvel, uma atividade complexa para as imobiliárias que trabalham com locação. Na aplicação, você pode criar um roteiro, determinando qual é a função de cada um (inquilino, proprietário e imobiliária) e prazos. Enfim, é algo que gera facilidade e diminui bastante as ocorrências de erros.
Foi uma implementação tranquila, com um suporte muito bom de toda a equipe. De acordo com Diego, “há uma grande facilidade de ter essa assistência. Todos foram muitos corteses conosco, principalmente no início, que é um pouco traumático pela razão de não haver meios de as integrações serem realizadas de forma automática”.
“Então, um processo que tinha tudo para ser conturbado foi amenizado pelo preparo da equipe que prestou o atendimento e tirou nossas dúvidas. Foram necessários alguns ajustes, mas, ao final, foi possível migrar a carteira de uma forma simples e mais rápida do que era esperado”, relembra Diego.
Podemos falar da facilidade no processo de geração de notas fiscais, o que é feito de forma automática. No momento do repasse, já é criada a nota fiscal e ainda existe a opção de envio automático ao proprietário, ao procurador ou a quem for o responsável pelo imóvel.
Manutenção foi algo que gerou uma redução de trabalho imensa, porque conseguimos, por meio da ferramenta, criar uma autonomia para o inquilino direcionar suas solicitações em um canal com inclusão de foto e texto, com envio automatizado para o proprietário. Isso simplificou, inclusive, a questão dos orçamentos.
Quando você inclui um orçamento no sistema, ele pode ser enviado via WhatsApp ou por e-mail para que um prestador preencha as informações necessárias. Com alguns cliques, todos os envolvidos são comunicados sobre a solução final para a situação ocorrida. O mesmo ocorre com a vistoria.
Há uma ferramenta de vistorias inclusa no nosso pacote de sistema. Para os vistoriadores, ela proporciona um processo mais eficiente, em que a imobiliária pode garantir mais critérios na vistoria. Essa mudança gerou mais facilidades e menos erros em rescisões contratuais, nas quais a vistoria é essencial.
Até aqui, você já deve ter percebido como o software inGaia Locação contribui para automatizar e aperfeiçoar os processos em uma imobiliária, certo? Nos próximos tópicos, vamos reforçar ainda mais os motivos pelos quais você pode (e deve) investir nessa solução para otimizar o desempenho dos seus negócios.
Há tecnologias que unificam a execução de várias tarefas dentro de uma única solução. Isso ajuda a centralizar as atividades e as informações, e a tornar a rotina mais prática e organizada. É o caso do inGaia Locação.
Por meio dele, você pode eliminar uma série de programas isolados e controles dispersos, sem contar o fato de não ser preciso oferecer treinamentos para que os colaboradores aprendam a usar diversas soluções.
O resultado disso é ganho de produtividade, aumento da eficiência das equipes e diminuição do índice de erros ou mesmo do extravio de informações importantes.
E você não precisa se preocupar com a segurança, visto que o sistema integrado foca o cuidado e o sigilo das informações que são registradas, tanto dos imóveis quanto dos clientes.
O inGaia Locação é um software disponível na nuvem. Isso significa que você não tem que instalar um programa em cada computador usado na imobiliária. Por estar disponível on-line, a ferramenta pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo — smartphones, tablets ou computadores —, em qualquer lugar e a qualquer momento.
Assim, se os corretores estão na rua fazendo uma visitação, por exemplo, e precisam enviar uma informação solicitada por outro cliente, isso pode ser feito de forma bem prática. Basta ter acesso à internet e ao software.
Imagine poder contar com uma única ferramenta para ter suporte a todas as rotinas diárias na imobiliária. Com o sistema integrado, você consegue executar as etapas envolvidas no processo de locação e isso vai desde a escolha de modelos de contratos personalizados até o controle financeiro do pagamento dos boletos por parte dos inquilinos.
Além disso, sabemos de muito detalhes relacionados com o dia a dia no trabalho, por isso, o sistema também foi desenvolvido pensando na facilidade de gerenciar tais informações. Com isso, você pode criar alertas e notificações referentes a ajustes nos aluguéis e aos contratos que estão próximos de vencer — uma oportunidade de tentar a renovação, por exemplo.
Essa é uma maneira de garantir que todos os profissionais tenham acesso às informações importantes, recebendo lembretes para que não se esqueçam de nenhuma informação.
O inGaia Locação também pensa nos seus clientes. Dessa forma, permite criar áreas de acesso exclusivo para inquilinos e proprietários. Nela, é feito um login com usuário e senha, que permite acessar informações relevantes e atualizadas a qualquer momento.
Para os proprietários, eles podem consultar o status dos imóveis, atualizar dados cadastrais e entrar em contato com a imobiliária sempre que houver uma nova demanda a ser resolvida.
Já no caso dos inquilinos, é possível ativar alertas via SMS ou e-mail, com informações importantes como débitos em aberto e reajustes, além de acessar uma segunda via atualizada de boletos.
A automatização de diversas rotinas de uma imobiliária promove mais organização, praticidade e agilidade na execução das tarefas. Isso permite que os profissionais se dediquem mais ao que realmente importa: atender aos clientes, manter-se atualizados a respeito das novidades na região e fechar excelentes negócios.
Você também vai contar com recursos que contribuem para fazer a gestão financeira da imobiliária. A consequência imediata disso é a melhora no controle do fluxo de capital da empresa, ou seja, é possível acompanhar com mais rigor as entradas e as saídas de dinheiro que ocorrem periodicamente.
Nesse caso, entre as informações que são controladas mais de perto, estão:
Também é possível gerenciar a emissão de alertas e notificações como forma de lembrar da necessidade de fazer o reajuste de determinado aluguel ou do vencimento de algum compromisso que está próximo. Com tudo isso, a gestão financeira da imobiliária melhora consideravelmente, tornando os resultados ainda mais satisfatórios.
O sistema oferece uma funcionalidade que permite extrair dados para a geração de relatórios e a criação de métricas, tudo isso focado na realização de análises internas, como a das movimentações de capital.
A partir daí, fica mais fácil elaborar planos de ação mais acertados e tomar decisões embasadas em informações concretas e confiáveis. Consequentemente, adota-se uma rotina de melhorias contínuas, na qual o gestor pode sempre encontrar oportunidades de aperfeiçoar os processos.
É impossível falar de aluguel sem mencionar a gestão de contratos, certo? Esses documentos são muito importantes, tanto para o negócio quanto para os clientes, visto que são eles que determinam os direitos e os deveres de cada parte, além de registrar informações relevantes como valores e datas para pagamento dos aluguéis.
Aqui vai outro grande motivo para investir em um software focado na administração de imóveis para locação: ele contribui para otimizar a gestão dos contratos com muito mais efetividade.
Tudo isso com recursos como área do cliente e oferecimento de modelos de contratos totalmente personalizáveis. No primeiro caso, inquilinos e proprietários podem resolver muitas demandas sem que seja necessário solicitar o atendimento direto de algum corretor ou outro colaborador.
Já no caso dos modelos de contratos, os documentos são preenchidos de maneira totalmente automática pela ferramenta, com as informações que foram cadastradas a respeito dos clientes.
Além disso, ainda tem o sistema de tickets, uma área específica para que o locatário se comunique com a imobiliária a qualquer momento. Assim, se o único horário que ele tem para esclarecer alguma questão é após às 20 h, por exemplo, pode-se abrir um ticket e aguardar o contato.
O aplicativo Vistoriador foi criado para otimizar o procedimento de vistoria nos imóveis. Essa é mais uma ferramenta que contribui para automatizar as rotinas dentro da imobiliária, promovendo ainda mais agilidade e organização nas tarefas.
Contar com rotinas práticas e eficientes é essencial para que qualquer empresa consiga direcionar os esforços para aquilo que realmente importa: atender aos clientes e gerar receita. Esse é um dos principais motivos pelos quais se investe mais em tecnologia.
Isso não é diferente no setor imobiliário. Cada vez mais as empresas estão percebendo a importância de adotar um sistema de gestão que automatiza e aprimora os fluxos de trabalho. Tudo isso ajuda a:
Com essas e outras melhorias, a imobiliária consegue alavancar os resultados e se manter competitiva no mercado.
No painel do sistema, é possível pesquisar palavras-chave e, a partir delas, consultar informações sobre os clientes, acessar os contratos, identificar as contas que estão aguardando pagamento e verificar cobranças que devem ser efetuadas, por exemplo. Isso facilita bastante o trabalho dos profissionais na imobiliária, não é mesmo?
Por fim, outro grande motivo para investir no uso de um sistema de gestão de imobiliárias é conseguir aprimorar o relacionamento com os clientes. Como vimos, o inGaia Locação oferece uma série de soluções que visam facilitar o dia a dia dos profissionais e a comunicação entre as partes, o que inclui uma área exclusiva com funcionalidades que atendem às necessidades de inquilinos e proprietários de forma imediata.
Tudo isso ajuda a diminuir a burocracia existente no ramo imobiliário e possibilita aos clientes se comunicarem por meio da internet com mais rapidez. Nesses casos, as chances de conseguir aumentar o grau de satisfação deles e até mesmo fidelizá-los são muito maiores.
Aqui, vale ressaltar a importância de investir nessa relação mais próxima e eficaz com os clientes, uma vez que eles são a razão de ser do seu negócio. Enquanto um cliente de compra e venda pode negociar em uma única oportunidade, os contratos de locação são uma forma de obter receita recorrente.
Como você pôde ver, o inGaia Locação é uma excelente ferramenta de administração para as imobiliárias. Por meio dele, é possível ter muito mais controle sobre os procedimentos e deixar a rotina da empresa em dia, evitando problemas que poderiam prejudicar as finanças ou mesmo o relacionamento com os clientes.
Quer conhecer a ferramenta com mais detalhes e entender como ela se encaixa em seu negócio? Então entre em contato conosco através do formulário abaixo e fique por dentro das funcionalidades do sistema e de tudo o mais que você precisa saber sobre o inGaia Locação!
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