Confira as melhores práticas na cobrança de aluguel

Por conta de fatores como a atual crise econômica e o alto índice de desemprego, infelizmente, a inadimplência tem se tornado uma realidade presente na vida de milhões de brasileiros e não faz exceção por classe social, nível acadêmico ou segmento profissional.

Por isso, empresários dos mais variados setores comerciais têm implementado diversas estratégias que visam livrar os seus negócios dos impactos desse cenário, por meio de sistemas, técnicas e recursos de cobrança eficientes.

Apesar de a moradia ser uma das necessidades mais básicas da sociedade, é muito comum que ocorram situações constrangedoras e inconvenientes entre inquilinos, proprietários e imobiliárias por causa de defasagens nos pagamentos.

Portanto, no artigo de hoje mostraremos as melhores práticas para fazer a cobrança de aluguel e evitar problemas em sua empresa. Continue a leitura para conferir!

Mantenha um cadastro completo do cliente

A ideia aqui é atuar de forma preventiva e evitar a possibilidade da inadimplência do cliente desde o ato da coleta de dados para a análise da ficha. A maioria das imobiliárias utiliza um sistema rigoroso na hora de fazer o cadastro como forma de evitar problemas com pagamentos no futuro.

Se você já é um profissional experiente no mercado imobiliário, essa prática de cobrança de aluguel pode parecer um tanto óbvia, mas é sempre importante mencionar o papel dos órgãos de proteção ao crédito em todo o processo.

Basicamente, eles funcionam como um banco de dados que armazena informações sobre o histórico de pagamentos dos consumidores. Essas informações podem ser acessadas por qualquer pessoa física ou jurídica para analisar o índice de inadimplência e adimplência de seus clientes com fins de decisão sobre concessões de crédito.

Acesse o histórico de pagamentos do cliente

A palavra-chave de qualquer empresa atual que se mantém competitiva e com um bom índice de crescimento é organização. Para garantir a ordem no negócio, existem diversos recursos tecnológicos úteis que podem ser integrados nos processos cotidianos do empreendimento.

Aqui, estamos nos referindo a um sistema de gestão de contratos de locação, em que você pode inserir todos os dados pessoais para cobrança do cliente, além de gerenciar o seu histórico de pagamentos e projetar um perfil financeiro através de relatórios inteligentes e automáticos.

Não é coincidência que cada vez mais empresas estejam aderindo aos sistemas de gestão empresarial para centralizar e integrar informações em um único local e gerenciando todas elas com mais eficiência, praticidade e segurança.

Dessa forma, é muito mais fácil identificar e separar os clientes que, ocasionalmente, têm dificuldades financeiras — mas pagam as suas dívidas — daqueles que são inadimplentes “de carteirinha”. Isso permite que você monte uma estratégia de negociação de cobrança de aluguel com base no histórico de cada cliente.

Emita boletos automaticamente

Lidar com inadimplência, por si só, já é uma situação desagradável que deve ser evitada ao máximo, não é mesmo? Mas é ainda pior quando o cliente pode usar a justificativa de que não pagou o aluguel porque a imobiliária falhou com o envio do boleto.

Esse tipo de situação pode deixar qualquer empresa em uma posição complicada, além de transmitir uma mensagem de que a sua equipe não é muito profissional.

Para otimizar o seu sistema de cobrança de aluguel e evitar inconvenientes com os clientes, integre o envio automático de boletos em sua estratégia de negócios por meio de um sistema tecnológico. Entre as vantagens que ele tem a oferecer, podemos citar:

• praticidade, já que um software de gestão imobiliária gera os boletos em ações de lote e evita que você precise enviar um por um manualmente;
• segurança, pois oferece garantia total de que o cliente receberá o boleto dentro do prazo pré-estabelecido;
• otimização da produtividade, uma vez que a automação dos processos torna o envio mais ágil e, com isso, minimiza o tempo de conclusão dos procedimentos;
• sustentabilidade, já que o envio de arquivos digitais por e-mail, SMS e mensagens instantâneas descarta a necessidade de gastar papel, tinta, eletricidade e, é claro, dinheiro.

Facilite o acesso à 2ª via

Não há dúvida de que um dos fatores que mais contribuem com o atraso dos pagamentos é a dificuldade ao acesso da 2ª via do boleto. Isso porque, hoje em dia, todos têm uma rotina corrida, o que nem sempre permite que as pessoas possam ir até um banco específico e enfrentar filas enormes apenas para pagar o aluguel.

Portanto, se você deseja minimizar as possibilidades de atrasos nos pagamentos de seus clientes, é imprescindível que o acesso à 2ª via dos boletos seja facilitado. Para isso, considere:

• área do locatário, um local em seu site imobiliário que permita que os inquilinos acessem seus boletos de forma rápida e intuitiva, o que economiza o tempo de ambas as partes envolvidas;
• e-mail, para que, em caso de atraso, o sistema envie automaticamente uma segunda via do boleto;
• SMS, onde o software manda uma mensagem para o celular do cliente com linhas digitáveis do boleto atualizado para que ele tenha mais chances de realizar o pagamento.

Faça a cobrança de aluguel nos horários adequados

É um pouco contraditório utilizar os termos “cobrança” e “horário adequado” na mesma frase, não é verdade? Entretanto, segundo os profissionais do setor imobiliário, existem horários específicos em que, além de ser mais conveniente, suas chances de encontrar o inquilino em casa são maiores:

• período da manhã: entre às 09:00 e 11:00;
• período da tarde – entre às 14:00 e 16:00.

Vale lembrar que essas são apenas sugestões, pois os horários do cliente podem não coincidir com os da imobiliária e as cobranças devem sempre ser realizadas somente nos dias úteis da semana.

Envie notificações de atraso

O envio automático de boletos já foi configurado em seu sistema de gestão de contratos de locação, mas existem clientes que ainda não efetuaram o pagamento? Disponibilizar colaboradores apenas parar checar um por um demandaria muito tempo e trabalho, correto?

Hoje em dia não é difícil encontrar softwares que auxiliam a gestão financeira da imobiliária ao enviar notificações de cobrança automáticas por e-mail, SMS e aplicativos de troca de mensagens instantâneas, como o WhatsApp.

Por isso, uma forma eficiente de melhorar o controle diário dos pagamentos em atraso é contar com a tecnologia para enviar notificações e avisos, de modo que, em um painel de controle simples, você possa visualizar todos os clientes que estão atrasados e acessar seus dados por meio de relatórios completos. Dessa forma, é muito mais fácil cobrar os inadimplentes com precisão e agilidade.

Tome as medidas cabíveis

Para finalizar a lista de melhores práticas na cobrança de aluguel, não poderíamos deixar de citar um artifício que visa proteger os proprietários de imóveis e as imobiliárias de danos gerados pela inadimplência dos clientes, mas que deve ser utilizado somente em casos extremos.

Estamos nos referindo à assistência jurídica de um advogado especialista em direito imobiliário. Em outras palavras, a possibilidade de acionar a Justiça para evitar que um simples problema de atraso no pagamento se transforme em uma ação de despejo.

Segundo o Sindicato de Habitação de Pernambuco, apenas no primeiro semestre de 2016 houve um aumento de cerca de 20% no número de ações de conciliação jurídica relacionadas à cobrança de aluguel.

Vale ressaltar que, como um profissional do setor imobiliário, questões éticas devem ser levadas em consideração e é seu dever optar, sempre que possível, por uma negociação pacífica para que as medidas cabíveis sejam utilizadas apenas em casos drásticos.

Agora que você já conhece as melhores práticas para realizar a cobrança de aluguel, assine a nossa newsletter para acompanhar todas as postagens do blog e se manter atualizado sobre as maiores novidades do mercado imobiliário!