Régua de cobrança: saiba como sua imobiliária pode se beneficiar com uma!

Um dos grandes vilões da boa gestão financeira nas empresas, a inadimplência não poupa o mercado imobiliário — especialmente a área de locações, em que os pagamentos são recorrentes e exigem alguns processos específicos de cobrança.

Por isso, o uso de tecnologias e ferramentas, como a régua de cobranças automáticas para organizar todo esse processo, pode (e deve) ser adotado para facilitar o gerenciamento das finanças da empresa.

Confira, neste post, como funciona a régua de cobrança e de que forma ela auxilia na gestão das finanças de sua imobiliária.

O que é a régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta que organiza o processo de notificação de cobrança. Ela permite que a empresa organize e padronize as etapas de todo o processo, desde o primeiro contato com cliente até a recuperação do crédito quando não é feito o pagamento do aluguel.

Por meio da régua, o trabalho de informar a proximidade de um vencimento, enviar os boletos e notificar sobre o não pagamento é simplificado. A ferramenta também permite organizar as providências pós-vencimento, como o cancelamento de um serviço, por exemplo.

De forma simplificada, pode-se dizer que a régua de cobrança vai colocar em prática a estratégia de recebimento da sua empresa. Todas as etapas de contato e notificação com os clientes deverão estar mapeados para sua execução de forma regular e dentro dos prazos necessários.

A ferramenta previne situações que podem estar na origem do não pagamento de uma locação. Além de ser muito importante para a imobiliária, trata-se de um instrumento que auxilia o próprio locatário a se organizar de acordo com os prazos e valores por ele devidos no contrato.

A régua de cobranças é uma das funcionalidades disponíveis no inGaia Locação, uma plataforma completa de gestão administrativa para imobiliárias. Além de automatizar todo o processo de cobrança, notificando o cliente, enviando o boleto e dando baixa no sistema, ele também auxilia no gerenciamento de todas as despesas e receitas da empresa.

Confira alguns benefícios de se utilizar o inGaia Locação para melhorar os processos de cobrança de sua imobiliária.

Previne esquecimentos

Diversos fatores podem ocasionar o não pagamento de uma parcela do aluguel. Não é raro que a inadimplência no mercado de locações de imóveis tenha origem simplesmente no esquecimento por parte do inquilino. Para prevenir essa situação, é bom que a imobiliária envie um alerta quanto ao período de vencimento, prestando, assim, um serviço para o próprio locador.

Evita erros

A régua de cobrança do inGaia Locação permite programar com antecedência o envio de notificações quanto à proximidade do dia do vencimento, por meio de disparos automáticos para todos os locatários. Em comparação com o sistema manual de disparos, que exige o tempo e dedicação do gestor, o ganho em produtividade é excepcional.

Com o uso do inGaia Locação, a imobiliária elimina a possibilidade de erros que sempre podem acontecer nos sistemas manuais. A cobrança de uma dívida inexistente, por exemplo, que pode ocasionar um grande mal-estar com o cliente, não será mais um risco com o uso do sistema.

Agiliza os recebimentos

Usando o inGaia Locação a imobiliária agiliza todo o processo de recebimento dos aluguéis. Com a plataforma, não é preciso se preocupar, por exemplo, com o reenvio de boletos. Essa tarefa pode ser programada para acontecer junto com o envio da notificação.

E, uma vez realizado o pagamento, é feita automaticamente a baixa no sistema, sem a necessidade de nenhum processo manual.

Como fazer uma régua de cobrança?

Para que a régua de cobrança seja uma ferramenta realmente eficaz para agilizar a gestão financeira da imobiliária, é importante que ela seja montada com base em uma estratégia de cobrança clara. Assim, primeiro é preciso definir todas as etapas desse processo.

Além de determinar quando serão enviadas as notificações, é preciso definir os meios que serão utilizados para isso e de que forma será feita a cobrança caso o cliente não realize o pagamento dentro do prazo de vencimento. Alimentada com essas informações, sua régua de cobrança facilitará esses processos.

Defina os canais

Uma das definições importantes para o processo de cobrança diz respeito aos canais que serão utilizados para o contato com o cliente e o envio das notificações e dos boletos. O objetivo aqui é ser efetivo ao enviar a informação ao locatário, seja alertando-o da proximidade da data do vencimento ou sobre o não pagamento.

O e-mail costuma ser a opção preferencial como canal de cobrança. Ele permite prover o cliente de todas as informações necessárias para que ele efetive o pagamento — prazos, valores e o próprio boleto. Assim, ele pode ser bastante útil em diferentes etapas da cobrança.

O SMS, especialmente por sua agilidade, também é uma opção bastante efetiva de contato para cobrança, embora tenha características diferentes do e-mail. Ele pode ser utilizado, inclusive, como um acessório ao primeiro, alertando sobre o prazo e sugerindo que o cliente acesse seu correio eletrônico.

Para uma definição mais direta e imediata, é possível encaminhar via SMS a linha digitável do código de barras do boleto. Auxilia no caso daquele cliente nem tão organizado, que mesmo ciente do débito, não tem a documentação em mãos para honrá-lo.

O telefone também é uma alternativa bastante eficiente, especialmente para reagendar prazos e reforçar os termos de algum acordo feito previamente com o cliente.

Estabeleça a periodicidade das comunicações

Para que uma régua de cobrança, como a disponível no inGaia Locação, execute os processos com eficiência, é necessário estabelecer ainda os prazos do envio de notificações aos clientes. E isso vai ser definido em sua estratégia de cobrança e alimentado na plataforma.

Sendo assim, a imobiliária pode definir por enviar uma primeira notificação com o boleto para pagamento dez dias antes do vencimento, com um lembrete no dia de pagamento, e cobrança após cinco dias de inadimplência. Uma vez configurada corretamente, sua ferramenta automática de cobrança cuidará de toda a operação.

Esses são os principais benefícios que sua imobiliária pode ter ao utilizar uma régua de cobrança para auxiliar na gestão financeira. É uma forma eficiente de simplificar um processo tão relevante para o negócio e minimizar um dos seus grandes riscos, a inadimplência.

E agora, que tal conhecer outras funcionalidades do inGaia Locação, o software de gestão de aluguéis que ajuda no controle das finanças e no gerenciamento dos seus contratos? Agende uma conversa com um consultor.