Planilhas de dados: 5 motivos para deixá-las de lado

Estando à frente de uma empresa consolidada no mercado imobiliário e com longa data de experiência, ter processos cotidianos organizados e uma rotina profissional são mais do que pré-requisitos para garantir resultados satisfatórios, não é verdade?

Durante muitos anos, o uso da planilha de dados como principal ferramenta de gestão de processos e informações foi considerado o método mais recomendado para o meio corporativo. No entanto, com a evolução da tecnologia e a chegada de softwares de automação de tarefas, a realidade passou a ser outra.

Neste artigo, mostraremos por que você deve abandonar métodos obsoletos e aderir a ferramentas modernas na gestão de sua imobiliária para garantir a inovação no seu negócio. Continue a leitura do conteúdo e saiba 5 motivos para deixar a planilha de dados de lado!

1. Não permite integração com outros sistemas

O Excel — software da Microsoft mundialmente conhecido por suas planilhas —, pode ser muito eficaz no dia a dia de um empreendedor por ser simples e intuitivo. Entretanto, a sua capacidade de salvar e exportar arquivos é bastante limitada no que diz respeito aos formatos.

Infelizmente, isso pode oferecer grandes empecilhos na hora de organizar os documentos, já que é impossível interligar os arquivos com outros sistemas, tão pouco interagir no gerenciamento de processos com outras plataformas ou softwares.

Além disso, vale mencionar a falta de praticidade da planilha de dados que só permite a inserção manual dos resultados de suas pesquisas e análises, tornando o procedimento muito mais complexo, demorado e propenso a falhas.

Nesse caso, a solução ideal é substituir o tradicional Excel por um moderno software de gestão e automação de tarefas, pois além de garantir mais eficiência e agilidade nas atividades diárias de sua imobiliária, ele permite a integração entre outras plataformas e sistemas, proporcionando mais produtividade e segurança.

2. Maior propensão a erros

Uma das grandes vantagens de se abandonar as planilhas de dados é o fato de que, diferente de como era antigamente em que tudo era realizado de modo manual, gastando tempo precioso de seus colaboradores, além de contar com uma propensão muito maior a falhas humanas, o uso de tecnologia de automatização muda completamente o cenário.

Como foi dito no tópico anterior, processos realizados de modo manual são exponencialmente mais suscetíveis a falhas humanas, sendo as mais comuns por distração do usuário ou até mesmo por erros do próprio sistema. Arquivos corrompidos e desconfiguração dos dados são problemas comuns e possivelmente já devem ter ocorrido em sua empresa, não é mesmo?

Pois bem, com o uso de um software moderno, é possível recuperar arquivos por meio dos backups automáticos realizados diariamente, além do fato de que o sistema acusa inconsistências de informações, evitando que você armazene dados equivocados.

3. Limitação de funções

Você já se perguntou sobre o motivo da planilha de dados ser significativamente mais barata do que os modernos softwares que as empresas utilizam hoje em dia, incluindo as suas concorrentes?

O motivo se deve ao fato de que são muito limitadas, sendo comumente utilizadas por usuários leigos para fazer serviços pequenos. Realizar a gestão de uma empresa no mercado imobiliário, por exemplo, é uma tarefa que exige mecanismos e recursos proporcionalmente adequados, concorda?

Conforme a imobiliária se desenvolve no mercado, a complexidade de suas tarefas aumenta e a implementação de sistemas com mais recursos e uma estratégia organizacional atualizada se torna indispensável.

Para se ter uma ideia, hoje em dia existem até mesmo aplicativos para dispositivos móveis capazes de realizar funções altamente complexas com apenas alguns toques na tela do smartphone. Em tempos competitivos como os atuais, o segredo do sucesso é aderir a uma cultura de inovação e de tecnologia.

4. Não ajuda a otimizar o relacionamento com o cliente

A prioridade de qualquer empresa é a satisfação do cliente — isso não é nenhuma novidade —, mas será que é possível desenvolver um relacionamento de qualidade e eficiência com seus consumidores ao contar com uma planilha?

Ter ferramentas tecnológicas auxiliando na realização dos processos cotidianos da imobiliária, como um CRM e um software de automação, aumenta a produtividade, reduz o tempo de execução das tarefas e, é claro, deixa o caminho livre para que os seus corretores de imóveis possam se dedicar a atender às necessidades seus clientes.

Com o uso de softwares e aplicativos para gerenciar os dados, por exemplo, é possível superar suas expectativas por meio do registro de informações pessoais, o que permite que se tenha sempre em mãos um gancho para uma abordagem mais agradável e pessoal durante o atendimento.

Vale ressaltar, ainda, que um sistema de gestão automatizada para imobiliárias permite que se tenha acesso a relatórios precisos de maneira ágil, descartando a necessidade de gastar horas montando gráficos e relatórios manualmente como é feito nas planilhas de dados do Excel.

Essa é a melhor maneira de deixar a sua prestação de contas altamente profissional, construir relacionamento e otimizar a qualidade do atendimento, sem comprometer a produtividade da empresa.

5. Não permite uma gestão organizada

Para finalizarmos este artigo, não poderíamos deixar de citar um dos aspectos mais importantes para se deixar de lado a planilha de dados: ela não permite que a gestão da sua imobiliária seja organizada da maneira que merece.

Primeiramente, o Excel até pode oferecer uma estrutura organizacional com separação de cores e posicionamento de linhas e colunas, que podem ser alteradas pelo usuário. No entanto, nem sempre é possível obter uma padronização na hora de organizar os documentos.

Além disso, se os seus corretores de imóveis e colaboradores não tiverem o hábito de seguir os padrões estabelecidos pela empresa, a tendência é que a leitura dos documentos apresente sérias dificuldades e a análise de dados se torne quase inviável, afetando a produtividade e os resultados da imobiliária.

Enquanto isso, um sistema de gestão integrada, por exemplo, é desenvolvido especificamente para que todas as informações mantenham-se sempre organizadas e possam ser acessadas com agilidade e praticidade, por meio de uma lógica intuitiva para que qualquer profissional a entenda.

Como você pôde conferir neste conteúdo, poderíamos citar inúmeros motivos para deixar a planilha de dados de lado, já que essa é uma metodologia de gestão bastante ultrapassa e, se a sua intenção é garantir uma boa posição entre os concorrentes, é imprescindível aderir a uma cultura de inovação e de tecnologia.

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