Se você é administrador de uma imobiliária, precisa saber que perdas ou falta de controle sobre informações, devido ao acúmulo de contratos de transações financeiras, não são situações incomuns nesse ramo.

Afinal, esse tipo de empresa lida todos os dias com diversos tipos de contratos imobiliários — locação, financiamento, compra e venda — e também com documentos, que devem ser armazenados por um longo prazo, tornando a sua gestão uma grande responsabilidade.

Entretanto, é possível adotar práticas inovadoras para otimizar a gestão de contratos de sua imobiliária, as quais contam com soluções modernas e estratégias adequadas. Quer conferir dicas de gestão de contratos e entender a sua importância? Então, continue a leitura!

Por que é importante fazer uma boa gestão de contratos para imobiliárias?

Organização cotidiana

Manter os processos cotidianos organizados é sempre muito importante em qualquer empresa, pois evita a formação de pequenos gargalos que afetam a produtividade do negócio. Mas no mercado imobiliário é imprescindível manter uma gestão de contratos bem organizada, já que o trabalho é quase que inteiramente focado nesse tipo de transação.

Seja na área de locação, seja na área de compra e venda, o fato é que você precisa ter total controle dos contratos imobiliários, mantendo-os arquivados em um sistema inteligente para facilitar o controle de comissões, tanto recebidas como as que estão a receber — ou seja, a gestão de contratos influencia diretamente no controle financeiro da empresa.

Outro aspecto que evidencia o quão importante é manter os tipos de contratos registrados de maneira adequada é a realização da declaração de inocorrência, que todas as imobiliárias e corretores de imóveis precisam fazer anualmente.

Reajustes anuais

Considerando os seus contratos de locação, é preciso lembrar que todos os anos os reajustes de preços (aluguel) e taxas (IPTU e seguros) precisam ser realizados quando os contratos completam um ano.

Você também precisa fazer o acompanhamento dos vencimentos de cada contrato, pois os clientes podem decidir renovar o prazo. Caso contrário, é necessário colocar o imóvel em circulação novamente, não é mesmo?

Por isso, o uso da tecnologia para fazer uma gestão de contratos automatizada pode trazer grandes melhorias para o seu negócio imobiliário, facilitando o seu trabalho e permitindo que você tenha total controle e segurança sobre os processos.

Independentemente de qual seja o porte de sua imobiliária, a seguir, mostraremos as melhores práticas de gestão de contratos que você pode adotar para realizar todos os procedimentos com eficiência e agilidade.

Quais são as melhores práticas de gestão de contratos para imobiliárias?

Para garantir que a gestão de contratos da sua imobiliária seja eficiente são necessárias práticas específicas no dia a dia da organização. Veja, a seguir, quais são elas.

Agrupe e atualize todos os documentos

No mercado imobiliário, organização não é um capricho, mas um pré-requisito para garantir um trabalho bem fluido e produtivo, principalmente porque os corretores de imóveis estão sempre lidando com diversos tipos de contratos imobiliários e documentos de clientes.

Quanto aos inquilinos, por exemplo, é preciso ter sempre ao seu alcance os documentos relacionados ao fiador ou ao seguro-fiança.

Já em relação aos imóveis, você precisa ter pleno conhecimento a respeito de sua situação (se seus débitos municipais estão em dia, por exemplo), pois nunca se sabe quando será necessário apresentar os seus documentos.

Na hora de fazer a gestão de contratos imobiliários, o corretor também pode organizar os documentos de acordo com as peculiaridades de cada caso. Por isso é tão importante conhecer os tipos de contratos imobiliários de venda e compra, para criar documentos onde nenhum contratante saia prejudicado.

Quando a imobiliária sabe fazer uma gestão de contratos eficiente, mantendo todos os documentos agrupados e atualizados, esse tipo de tarefa se torna muito mais fácil e segura!

Fuja da informalidade nas negociações

Apesar de todas as exigências legais e padronização de processos, não é incomum nos depararmos com imobiliárias que lidam com as suas transações de locação de imóveis de maneira informal, ignorando uma série de fatores relevantes e obrigações judiciais.

Esse tipo de problema é refletido no contrato, que acaba não especificando detalhes sobre o que o inquilino pode ou não pode fazer, valores e prazos de pagamento, multas e penalidades caso ele infrinja alguma norma, dentre outras considerações.

Conhecemos essas situações como acordos ou “contratos de boca”, pois são negociados de modo mais informal, e é preciso deixar bem claro que isso pode afetar significativamente sua gestão de contratos.

Para evitar qualquer possibilidade de ter o seu negócio prejudicado por conta da falta de organização e ausência de informações nos documentos acordados entre a imobiliária, o locatário e o inquilino, fuja da informalidade.

Faça tudo exatamente como a lei e o código de ética do setor imobiliário exigem. Assim, fica muito mais fácil cobrar determinadas obrigações, além de garantir que os direitos de ambas as partes sejam respeitados.

Antecipe-se em relação aos prazos e obrigações

Na condição de administrador de uma imobiliária, a forma mais eficiente para que você assegure o funcionamento das transações comerciais e financeiras é tendo um conhecimento prévio sobre as principais informações e características de cada caso.

A cada contrato firmado, tenha em mente todos os prazos ligados à sua extinção, rescisão, ou renovação, bem como a quantidade de vezes em que o pagamento dos impostos foi dividido, além de aspectos relacionados à documentação.

Em geral, os contratos com prazos mais próximos ao vencimento são prioritários e, consequentemente, exigem mais atenção. Portanto, tenha todos os cálculos realizados com antecipação, pois isso permite que você se planeje e evite perder prazos ou ter contratos finalizados em situação irregular.

Utilize um software para otimizar a gestão de contratos

Dependendo do volume de contratos que uma imobiliária tem que lidar em seu cotidiano operacional, o trabalho dos gestores pode ficar realmente complicado, principalmente se eles tiverem que realizá-lo de forma manual.

Por mais que as tradicionais planilhas financeiras já tenham sido úteis e, por muitos anos, eram o único recurso para auxiliar a gestão das empresas, não há como negar que o trabalho manual demanda muito esforço e tempo dos colaboradores, além de abrir uma grande margem para falhas humanas.

Hoje em dia, qualquer negócio pode contar com soluções mais modernas, seguras e automatizadas, investindo em tecnologias que otimizam a administração da empresa.

Estamos nos referindo a um software que pode automatizar sua gestão de contratos imobiliários. Com esse tipo de tecnologia, sua imobiliária poderá contar com recursos como:

• diversos tipos de contratos imobiliários personalizados, preenchidos automaticamente pelo sistema;
• dashboard de controle financeiro, com visão de pagamentos, recebimentos e demais indicadores para sua gestão diária;
• alertas automáticos que avisam o gestor a respeito de reajustes de contratos, garantias e seguros a vencer e vencidos;
• notificações por e-mail de reajustes e outras informações importantes;
• área do cliente — local em que ele pode emitir boletos atualizados e o proprietário pode tirar extratos.

Basicamente, você não somente terá total controle e organização sobre os seus contratos de locação de forma automática, como também terá acesso a todos os dados de seus clientes, podendo acompanhar os processos com muito mais facilidade.

Quais os riscos de não realizar uma gestão de contratos adequada?

Quando a gestão de contratos imobiliários não é realizada, a empresa corre riscos em todos os processos de negociação. Veja, a seguir, alguns deles!

Prazos e renovações perdidas

Uma gestão de projetos que não conta com um sistema que possa alertar sobre prazos e renovações acaba tendo o cronograma prejudicado. E se a organização não consegue gerenciar esse cronograma, fica ainda mais difícil fechar novos acordos, prejudicando a expansão da empresa, o que não é nada bom para os negócios.

Se uma empresa tem problemas recorrentes com prazos, limitando sua capacidade de gerar mais receita, ela deve buscar uma solução que permita que os gerentes de contratos tenham uma visão ampla de todos os documentos e sejam alertados sobre prazos e renovações.

A automação vem como uma solução inovadora para acompanhar o ritmo dos negócios e minimizar os riscos. Com ela é possível ter uma visão de todo o processo!

Contrato inválido

Os contratos de imóveis são juridicamente vinculativos e um contratempo, como um contrato inválido, pode causar sérias implicações para uma empresa. Por isso, é preciso garantir que a forma como os documentos são criados, armazenados e até o modo como são assinados seja adequada para prevenir riscos desnecessários.

O contrato eletrônico, por exemplo, é assinado com muito mais rapidez e é, sem dúvidas, a melhor opção por ser muito mais seguro do que um documento físico. O ideal é que os contratos eletrônicos sejam adotados desde o início para garantir que todos os documentos sejam protegidos por recursos como criptografia e backups automáticos em nuvem privada.

Comunicação ineficiente entre as equipes

A falha ou dificuldade na comunicação entre as equipes ou colaboradores envolvidos nos processos da empresa é outro problema causado por um mau gerenciamento de contratos. É muito comum que, antes de um processo de negociação terminar, diferentes departamentos ou membros de uma equipe precisem revisar os papéis.

Nesses casos, os documentos preliminares poderão sofrer alterações sem uma trilha de auditoria, e, quando o acordo for fechado, os colaboradores e clientes não estarão mais cientes dos requisitos finais.

O ideal para evitar esse tipo de problema é contar com um sistema de gestão de contratos que conecte as pessoas envolvidas no processo e configure alertas para garantir que cada etapa seja realizada corretamente.

Falta de padronização

Uma gestão imobiliária sem um sistema interligado pode causar a falta de padronização nos modelos de contrato, pois não há nenhuma garantia e sua elaboração seguirá a mesma linha de estilo de formatação e linguagem.

Mas quando se escolhe trabalhar com um sistema que usa o mesmo modelo de documentos e contratos, toda a equipe entenderá melhor a forma de elaboração e obrigações contratuais, e terão mais facilidade para gerir as negociações.

Como vimos, um sistema de gestão de contratos automatizado centraliza toda a documentação e organiza suas respectivas particularidades, além de oferecer informações fundamentais como data de início, prazo de vigência e dados sobre tributos. É uma ferramenta essencial nos processos de uma imobiliária!

Ainda tem dúvidas sobre como fazer a gestão de contratos de sua imobiliária? Então, entre em contato conosco para ajudarmos você!