6 dicas para otimizar sua gestão de contratos de locação

Gerenciar contratos é um processo que envolve um conjunto de práticas que, seja qual for o segmento que a empresa atua ou seu porte, é fundamental para promover o cumprimento das obrigações legais do negócio. No contexto de uma imobiliária, isso se aplica à gestão de contratos de locação.

O objetivo é monitorar, com precisão, todo o ciclo de vida dos processos, manter a organização dos documentos, formalizar negociações e até mesmo alcançar as expectativas dos clientes interessados em aluguel.

Para evitar problemas financeiros, multas e penalizações tributárias decorrentes de uma má administração de suas relações jurídicas, mostraremos 6 dicas úteis para otimizar a gestão de contratos da sua imobiliária. Continue lendo o artigo para conferir!

1. Mantenha a organização dos documentos

Certamente, um dos aspectos mais marcantes no gerenciamento de contratos é a organização dos documentos. Uma estratégia de gestão eficiente é capaz de garantir que toda a documentação se mantenha organizada e atualizada.

Por exemplo, na posição de prestadora de serviços imobiliários, é preciso ter todos os débitos municipais do imóvel quitados e devidamente organizados enquanto o locatário tem a obrigação de ter seus documentos pertinentes ao seguro-fiança ou fiador, correto?

Dessa forma, caso seja preciso apresentar algum desses documentos, o processo se torna muito mais ágil, sem mencionar que a integridade dos contratos é protegida.

2. Fique atento aos prazos

Toda empresa, independentemente de qual seja seu porte ou segmento, precisa ter uma relação altamente profissional e responsável com seus prazos, principalmente aquelas que lidam com prestação de serviços, como uma imobiliária.

Com base nesse fato, é correto afirmar que a legislação estipula prazos para que um determinado direito seja exercido — o que significa que se ele expirar, o direito se extingue. Ou seja, na realidade de uma imobiliária, esse seria o caso de uma renovação de contrato de locação automática.

O que queremos dizer é que se ocorre uma falha em uma gestão de contratos de locação e você esquece de comunicar o locador — dentro do prazo fixado por lei — para informar o interesse na renovação da locação, torna-se muito mais complicado obter amparo judicial para proteger os direitos de sua empresa, já que neste ponto eles nem existem mais.

Além disso, prazos não cumpridos resultam sumariamente em rescisão contratual. Por isso, é imprescindível ter muita atenção à vigência dos seus contratos, aditivos, prazos de renovação e todos os aspectos pertinentes a esse assunto.

3. Formalize as negociações e alcance as expectativas

É fundamental que os contratos de locação sejam minuciosamente especificados e apresentem todos os detalhes sobre o que o inquilino pode ou não pode fazer, quais são os prazos de pagamento e de vigência, além de todas as considerações necessárias para que problemas no futuro possam ser evitados.

No entanto, é muito comum nos depararmos com imobiliárias que lidam com a sua gestão de contratos de locação de maneira mais informal para evitar perder oportunidades por conta de restrições ou ausência de documentos por alguma das partes envolvida.

Essa prática pode causar sérios prejuízos à imobiliária que vão muito além de perdas financeiras com processos e multas, como uma fama negativa no mercado e a perda de credibilidade perante os consumidores, por exemplo.

Para evitar a possibilidade de lidar com surpresas desagradáveis, é necessário documentar tudo que se diz respeito ao imóvel, ao locatário e ao locador. Com isso, se torna mais fácil exigir determinadas obrigações, assim como garantir que todos os direitos sejam respeitados.

4. Faça verificações e reajustes anuais

É importante destacar o fato de que, todos os anos, ocorrem reajustes no valor dos aluguéis e nas taxas — seguros e IPTU — e, portanto, é necessário realizar verificações e atualizar os valores sempre que os contratos completem um ano de formalização.

Além disso, você deve acompanhar todos os prazos de vencimentos de seus contratos, como dissemos anteriormente, já que os inquilinos podem tomar a decisão de renovar o prazo. Caso contrário, o imóvel deve ser colocado em circulação para que seja alugado novamente.

Por isso, cada vez mais imobiliárias estão aderindo ao uso de softwares de gerenciamento imobiliário para implementar melhorias na empresa, gerar mais produtividade e aumentar as vendas, além de garantir segurança aos processos.

No próximo tópico falaremos mais sobre como a tecnologia pode otimizar a sua gestão de contratos de locação.

5. Invista em um software imobiliário de locação

No dia a dia de uma imobiliária, o fato é que, dependendo do volume de contratos de locação, dar conta dos processos pode se tornar uma tarefa muito complexa quando tudo é realizado de forma manual. Afinal, planilhas nem sempre são suficientemente capazes de garantir o controle e a gestão do empreendimento.

Isso significa que ao investir em tecnologia — não apenas a administração dos contratos — todos os processos operacionais da sua imobiliária se tornam muito mais eficientes, ágeis e seguros.

Um bom sistema de gestão para imobiliárias oferece uma infinidade de recursos que permite que haja mais controle e acompanhamento dos contratos. Com esse tipo de software, por exemplo, é possível centralizar todos os contratos e suas particularidades e separá-los por suas informações mais importantes, como:

• data de início;
• obrigações tributárias;
• prazos de vigência.

Além do fato de que um bom software imobiliário permite a integração com aplicativos para dispositivos móveis, o que proporciona mobilidade e versatilidade à sua empresa.

No artigo de hoje você pode entender como a tecnologia tem importância em uma estratégia de gestão de contratos de locação e que práticas de controle e organização diárias são fundamentais para garantir a eficiência dos processos.

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